"SharePoint zeigt seine Stärken beim Thema Zusammenarbeit."
Wo sollte man Microsoft SharePoint einsetzen und was dabei bedenken? Marcel Hauer, ehemals Projektleiter im CSS-Team, über seine Erfahrungen.
Frage: Was ist Microsoft SharePoint für Dich?
Marcel Hauer*: Ich finde, SharePoint zeigt seine Stärken beim Thema Zusammenarbeit. Also, immer wenn es darum geht, dass ich mit einem bestimmten Kreis an Personen an einem Thema arbeiten will. Wenn man definieren will, welche Dokumente benötigt werden, welche Art von Inhalten notwendig sind und welche Benutzerrollen es gibt. Was die Dokumente betrifft: Da SharePoint ein Microsoft-Produkt ist, harmoniert es optimal mit Microsoft-Office-Dokumenten.
Die Zusammenarbeit in Projekten oder Bereichen spielt oft unternehmensintern eine große Rolle. Daher eignet es sich ideal für Intranet-Projekte, von denen wir schon einige umgesetzt haben.
Frage: Wie lange dauert im Durchschnitt so ein Intranet-Projekt?
Marcel Hauer: Das hängt von der Größe des Unternehmens ab. Es macht einen Unterschied, ob ich für 4.000 Benutzer*innen ein Intranet mache oder für 40. Die, die wir gemacht haben, waren eher in dem Bereich 2.000 Benutzer*innen aufwärts. Die Durchlaufzeit vom ersten Gespräch über die Konzeption und Umsetzung bis zur Live-Schaltung ist gut und gerne einmal ein halbes Jahr.
Frage: Wenn wir zum Anfang eines Projekts gehen: Wie beginnt es?
Marcel Hauer: Meistens fragt ein Kunde bei uns an, weil er ein Projekt mit SharePoint umsetzen möchte. Dann frage ich einmal "Warum?". Diese Frage ist die wichtigste. Es ist nämlich nicht immer die optimalste Lösung Microsoft SharePoint einzusetzen, nur weil man es hat. Oft haben Kunden schon eine Lizenz in einem Microsoft-Paket. Dann ist es meistens für sie naheliegend, dass man damit das Intranet baut. Es hat schon Kunden gegeben, wo wir das eigentlich gerne verhindert hätten.
Frage: Warum?
Marcel Hauer: Weil das einfach nicht gepasst hat. Der Kunde hatte Zielsetzungen, die nicht im Kollaborationsbereich sondern im Präsentationsbereich lagen. Er hätte mit einem klassischen CMS wahrscheinlich mehr Erfolg gehabt. Da die Entscheidung beim Kunden aber schon gefallen war, haben wir es mit unseren Experten umgesetzt.
Zum Beispiel rate ich stark davon ab, wenn jemand SharePoint für die öffentliche Website verwenden möchte. Vor allem, wenn es darum geht, ein Unternehmen und seine Produkte und Dienstleistungen zu präsentieren. Wenn das Ganze dann noch mehrsprachig und sehr umfangreich ist, wird es mit SharePoint umständlich. Da gibt es bessere Systeme.
Frage: Welche Dinge sollte man beachten, wenn man sich für SharePoint entscheidet?
Marcel Hauer: In Intranet-Projekten wird oft übersehen, dass es sehr viele unterschiedliche Gruppen von Benutzer*innen gibt. Das Management, das eigene Interessen hat; normale andere Benutzer*innen, die einfach nur informiert werden wollen; externe Benutzer*innen, die einen ganz anderen Zugang haben und vielleicht nur ganz spezielle Infos aus dem System abrufen wollen; Redakteure*innen, die twas kreieren wollen. Man muss alle diese Gruppen bedienen und das ist konzeptionell sowie technisch eine Herausforderung.
Frage: Apropos Technik: Wenn man SharePoint selbst hosten will, was sind die Anforderungen an die Hardware?
Marcel Hauer: Wichtiger Punkt. Bei SharePoint darf man auch die Hardware-Anforderungen nicht außer Acht lassen. Die haben sich beispielsweise von SharePoint 2013 auf SharePoint 2019 locker verdoppelt. Man braucht schon ein bisserl Hardware damit der SharePoint-Server wirklich rund läuft, da Microsoft klar empfiehlt, eigene Server für Teilbereiche (z.B. Suche) des Produkts bereitzustellen. Und wenn man das Ganze noch ausfallsicher haben will…
Frage: Wer kümmert sich um die Hardware?
Marcel Hauer: Die SharePoint-Betreuung ist oft zweigeteilt: Die Infrastruktur wird meistens von einem Hardware-Partner betreut. Und dann gibt es uns, die wir die SharePoint-Lösungen bauen, die speziell auf den Kunden zugeschnitten sind, die auf dieser Infrastruktur laufen. Es ist wichtig, dass beide Seiten miteinander kommunizieren können, damit bei Fehlern schnell eine Lösung gefunden werden kann.
Frage: Es braucht also auch bei der Hardware SharePoint-Spezialisten*innen?
Marcel Hauer: Ja, sobald die Farm installiert ist, geht es ja quasi nur mehr um spezielle SharePoint-Konfigurationen. Das machen dann sehr oft externe Dienstleister. Kaum jemand hat solche SharePoint-Spezialisten*innen im Haus, um das abdecken zu können.
Podcast zum Thema Intranet
Über Intranet-Projekte hat Marcel Hauer gemeinsam mit seinem Kollegen Hans-Peter Zillner in einem unserer Podcasts gesprochen. Welche Dinge man bei der Konzipierung eines Intranets beachten sollte, hören Sie hier:
*Marcel hat sich 2021 entschlossen seine Begeisterung für das Krafttraining vom Hobby zum Beruf zu machen und sich in Vollzeit seinem eigenen Unternehmen Craft Koerper zu widmen.